Sekretariat Drukuj
menu_poziome
środa, 17 marca 2010 09:09

Sekretariat jest komórką organizacyjną o charakterze usługowym w stosunku do interesantów, gości i organu wykonawczego gminy. Jest tym miejscem, gdzie przyjmuje się  i obsługuje interesantów.

Zadania sekretariatu można podzielić na dwie główne grupy:

- zadania asystenckie- wykonywane w stosunku do Wójta i dla Niego,

-zadania recepcyjne- wykonywane w stosunku do interesantów i pracowników urzędu.

Zadania asystenckie polegają na wykonywaniu czynności administracyjno-biurowych jak: odbieranie telefonów, przyjmowanie i rejestrowanie korespondencji. Do najważniejszych zadań tej grupy należą m. in.: organizowanie spotkań, zebrań itp.

Zadania recepcyjne dotyczą przyjmowania interesantów zgodnie z dyspozycjami Wójta. Do najistotniejszych zadań recepcyjnych należą: przyjmowanie interesantów i pracowników urzędu oraz przyjmowanie i łączenie telefonów.

Podstawowe obowiązki osoby pracującej na stanowisku ds. ogólnoorganizacyjnych  to:

- odciążenie Wójta od wykonywania drobnych spraw bieżących,

- czuwanie nad sprawnych obiegiem informacji miedzy sekretariatem a innymi komórkami organizacyjnymi,

- nawiązywanie i utrzymywanie kontaktów ze współpracownikami Wójta,

-  umawianie wyjazdów i spotkań Wójta,

- przygotowywanie delegacji służbowych,

- tworzenie dobrej atmosfery i wizerunku urzędu,

- dbałość o funkcjonalność, porządek i estetykę biura i gabinetu Wójta,

- prowadzenie sekretariatu Wójta Gminy, wykonywanie czynności techniczno-kancelaryjnych,

- przyjmowanie obywateli- interesantów oraz gości; kierowanie ich do właściwych merytorycznie pracowników, awizowanie do Wójta Gminy,

-  przyjmowanie składanych bezpośrednio przez obywateli podań, wniosków, skarg i innych dokumentów; potwierdzanie ich złożenia na kopiach,

-  prowadzenie głównego dziennika podawczego,

-  obsługa centrali telefonicznej Urzędu,  faxu, poczty elektronicznej, epuap-u (elektroniczna skrzynka podawcza),

- ksero-kopiowanie i drukowanie dokumentów wewnątrz-urzędowych oraz dokumentów jednostek organizacyjnych gminy,

-  prowadzenie i udostępnianie uprawnionym organom Książki Kontroli,

-  prowadzenie rejestru skarg i wniosków,

-  protokołowanie narad pracowniczych,

- prowadzenie zaopatrzenia materiałowo-biurowego Urzędu, prasy samorządowej, terminowe zlecania kontroli sprzętu biurowego, zamawianie urzędowych pieczęci, tablic urzędowych.

 

Wójt Gminy przyjmuje interesantów od poniedziałku do piątku od 7:30 do 15:30 oraz dodatkowo w poniedziałek od godziny 15:30 do 16:30 po wcześniejszym uzgodnieniu telefonicznym.

 

Kontakt :

e-mail Adres poczty elektronicznej jest chroniony przed robotami spamującymi. W przeglądarce musi być włączona obsługa JavaScript, żeby go zobaczyć.

tel. 041 35 14 048,

041 35 14 115,

041 35 14 012,

fax. 041 35 14 052

pokój nr 8 (I piętro)