Sekretariat Print
Wednesday, 17 March 2010 09:09

Sekretariat jest komórką organizacyjną o charakterze usługowym w stosunku do interesantów, gości i organu wykonawczego gminy. Jest tym miejscem, gdzie przyjmuje się  i obsługuje interesantów.

Zadania sekretariatu można podzielić na dwie główne grupy:

- zadania asystenckie- wykonywane w stosunku do Wójta i dla Niego,

-zadania recepcyjne- wykonywane w stosunku do interesantów i pracowników urzędu.

Zadania asystenckie polegają na wykonywaniu czynności administracyjno-biurowych jak: odbieranie telefonów, przyjmowanie i rejestrowanie korespondencji. Do najważniejszych zadań tej grupy należą m. in.: organizowanie spotkań, zebrań itp.

Zadania recepcyjne dotyczą przyjmowania interesantów zgodnie z dyspozycjami Wójta. Do najistotniejszych zadań recepcyjnych należą: przyjmowanie interesantów i pracowników urzędu oraz przyjmowanie i łączenie telefonów.

Podstawowe obowiązki osoby pracującej na stanowisku ds. ogólnoorganizacyjnych  to:

- odciążenie Wójta od wykonywania drobnych spraw bieżących,

- czuwanie nad sprawnych obiegiem informacji miedzy sekretariatem a innymi komórkami organizacyjnymi,

- nawiązywanie i utrzymywanie kontaktów ze współpracownikami Wójta,

-  umawianie wyjazdów i spotkań Wójta,

- przygotowywanie delegacji służbowych,

- tworzenie dobrej atmosfery i wizerunku urzędu,

- dbałość o funkcjonalność, porządek i estetykę biura i gabinetu Wójta,

- prowadzenie sekretariatu Wójta Gminy, wykonywanie czynności techniczno-kancelaryjnych,

- przyjmowanie obywateli- interesantów oraz gości; kierowanie ich do właściwych merytorycznie pracowników, awizowanie do Wójta Gminy,

-  przyjmowanie składanych bezpośrednio przez obywateli podań, wniosków, skarg i innych dokumentów; potwierdzanie ich złożenia na kopiach,

-  prowadzenie głównego dziennika podawczego,

-  obsługa centrali telefonicznej Urzędu,  faxu, poczty elektronicznej, epuap-u (elektroniczna skrzynka podawcza),

- ksero-kopiowanie i drukowanie dokumentów wewnątrz-urzędowych oraz dokumentów jednostek organizacyjnych gminy,

-  prowadzenie i udostępnianie uprawnionym organom Książki Kontroli,

-  prowadzenie rejestru skarg i wniosków,

-  protokołowanie narad pracowniczych,

- prowadzenie zaopatrzenia materiałowo-biurowego Urzędu, prasy samorządowej, terminowe zlecania kontroli sprzętu biurowego, zamawianie urzędowych pieczęci, tablic urzędowych.

 

Wójt Gminy przyjmuje interesantów od poniedziałku do piątku od 7:30 do 15:30 oraz dodatkowo w poniedziałek od godziny 15:30 do 16:30 po wcześniejszym uzgodnieniu telefonicznym.

 

Kontakt :

e-mail This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it

tel. 041 35 14 048,

041 35 14 115,

041 35 14 012,

fax. 041 35 14 052

pokój nr 8 (I piętro)